Buscando sempre aprimorar as condições de trabalho do corpo
funcional do Parlamento da Bahia, o Departamento de Tecnologia da Informação
(DTI) da Assembleia Legislativa fez atualizações importantes no Sistema de
Controle de Despesas, desde março do ano passado, quando a pandemia impôs
adaptações e desafios para o trabalho da Casa. A ferramenta de gestão
institucional se soma a outras ações diligentes das equipes de TI e da
Superintendência de Recursos Humanos (SRH), apresentadas nesse espaço que
intitulamos de "Transformação Digital".
O Sistema de Controle de Despesas (SCD) é fundamental para o
planejamento, acompanhamento e gestão operacional do orçamento e finanças do
Legislativo baiano. Ele está diretamente atrelado à base de dados do Fiplan
(Sistema Integrado de Planejamento, Contabilidade e Finanças do Estado da
Bahia) - que é um sistema das secretarias estaduais do Planejamento (Seplan) e
da Fazenda (Sefaz), caracterizado pela alta integração entre os processos de
planejamento, execução (orçamentária e financeira) e contabilidade.
Vanildo Guimarães, coordenador de desenvolvimento de sistema
da ALBA, explica que o SCD é um sistema de consumo de dados: "Ele utiliza as
informações operacionalizadas no Fiplan para criar relatórios gerenciais e
operacionais aos setores do Parlamento diretamente ligados à administração de
orçamento e finanças, como, por exemplo, nos processos de empenho, liquidação e
pagamento, próprios da execução de despesa".
A ferramenta é usada, entre outras, pelas equipes da
Superintendência Administrativa e Financeira (SAF) e seus setores subordinados,
tais quais a Diretoria de Economia e Finanças, o Departamento de Análise
Contábil, a Coordenação Financeira e Assessoria de Planejamento. "Por uma
questão de segurança, o sistema é acessado via intranet da ALBA e os dados para
gerar relatórios estão com níveis de permissão, então cada setor só trabalha
com os dados confiados a ele", salienta Guimarães.
Acessando o painel do Sistema de Controle de Despesas, o
servidor autorizado pode gerar relatórios específicos, modulando filtros
conforme sua necessidade. Há opções por período de execução, ano do exercício,
por grupo de despesas, por fornecedor determinado, por transação bancária -neste último, a busca pode ser por registros de pagamentos. Vanildo Guimarães
lembra que os relatórios, assim como qualquer processo administrativo e
legislativo, podem ser assinados digitalmente dentro do PaperLess,
conferindo-lhes autenticidade e integridade.
Antes do sistema, os dados coletados iam para planilhas e
estavam sujeitos a erros de manuseio, lembra o coordenador, indicando que o SCD
está sempre se aperfeiçoando, conforme as necessidades dos gestores: "Os
setores que consomem os dados demandam melhorias, novas formas de relatórios,
isso faz parte de quem trabalha com sistema, que é o dinamismo e a evolução
recorrentes, com novas necessidades sendo implementadas".
Um bom exemplo é a novidade na busca do Assistente Virtual
da ALBA: a partir de solicitações internas, a ferramenta agora facilita
encontrar todos os documentos assinados digitalmente pelo usuário dentro do
PaperLess, "uma consulta orientado a processo, chegando ao seu teor, com os
anexos e documentos, além da sua tramitação", completa o técnico. Também
recentemente foi entregue a implementação de relatório mensal de orçamento,
antes apenas com enfoque no exercício. Anteriormente, a pedido da
Superintendência de Administração e Finanças, foi lançado um novo Sistema de
Gerenciamento de Contratos e Convênios, também com a base de dados integradas
entre o Fiplan e os sistemas do Legislativo baiano.
Esses sistemas permitem à ALBA consolidar com mais precisão
os dados, já que o Fiplan é o repositório que concentra todas as informações de
execução orçamentárias dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário, além
das fundações, autarquias e empresas de economia mistas, que têm orçamento
público. "Os dados operacionalizados diariamente pelos setores da ALBA são
atualizados no Fiplan, numa rotina programada do sistema", explica o
coordenador de sistemas.
FIPLAN
O Fiplan foi implantado, em 2013, na Bahia, em substituição
aos sistemas da Seplan e da Sefaz. Adquirido junto ao Estado do Mato Grosso,
ele garante, em um único sistema, funcionalidades que atendem ao planejamento,
execução orçamentária da despesa e receita e à gestão financeira, tendo uma
estrutura contábil como base. A iniciativa atendeu aos parâmetros da Nova
Contabilidade Aplicada ao Setor Público ? NCASP e foi considerada, pelo BID e o
Grupo de Gestores de Finanças Estaduais, um Sistema Integrado de Administração
Financeira de 3ª Geração, o mais alto estágio dentre esses sistemas. O Fiplan é
caracterizado pela alta integração entre os processos de Planejamento
(Orçamentação), Execução (Orçamentária e Financeira) e Contabilidade, maior abrangência
do escopo de funcionalidades e tempestividade de informações correlatas. (Agencia Alba).
Foto: Divulgação/Agencia Alba
