Entre os procedimentos que tem como objetivo garantir a
integridade e autenticidade, o e-mail corporativo da Assembleia Legislativa da
Bahia (ALBA) para todos os servidores veio se somar às demais ferramentas no
processo de modernização do Parlamento baiano, que dispensam uso de papel,
carimbos, impressoras, protocolos, assinaturas e despachos manuais, além de
pilhas de documentos físicos.
Restrito até pouco tempo a deputados, setores
administrativos e alguns colaboradores, o correio eletrônico corporativo teve
seu uso ampliado para fazer frente às novas ferramentas implementadas na Casa
que garantiram a tramitação 100% digital dos processos administrativos e
legislativos: a Certificação Digital e Assinatura Digital, o PaperLess e o
ProcLegis. O domínio @alba.ba.gov.br passou a valer para todos os servidores
efetivos e temporários, uniformizando a comunicação institucional na ALBA. A
iniciativa atendeu também à necessidade de adaptação provocada pela pandemia do
coronavírus ? a qual se soma outras ações diligentes das equipes da
Superintendência de Recursos Humanos (SRH) e da Diretoria de Tecnologia da
Informação (DTI), apresentadas nesse espaço que intitulamos de “Transformação
Digital”. Juntas, essas inovações foram fundamentais para o êxito do programa
Papel Zero, que pode representar uma economia anual de R$ 2 milhões para a
ALBA.
Alexandre Guimarães, gerente do Departamento de Tecnologia
da Informação da Casa, anota que o endereço corporativo da ALBA oficializa as
tratativas, dando maior segurança na comunicação com agentes externos, como
fornecedores, entidades da sociedade civil ou órgãos públicos. “O servidor,
inclusive, pode assinar digitalmente um e-mail, conferindo-lhe caráter de prova
processual, pois a ALBA é uma Autoridade Certificadora, que garante a
integridade e autenticidade, de forma segura e inequívoca, do autor e da
mensagem eletrônica”, afirma o técnico.
Guimarães explica que, para criar o endereço eletrônico
corporativo, é necessário que o servidor da ALBA possua um cadastro ativo, para
que possa vinculá-lo à conta de e-mail. Porém, a gestão das contas, inclusive
para a criação ou exclusão, ocorre por meio da Prodeb (Companhia de
Processamento de Dados do Estado da Bahia), através do chamado Portal de
Facilidades (https://portaldefacilidades.ba.gov.br/#/). Como se trata de conta
oficial, após a exoneração de um servidor, ela é desativada em um prazo máximo
de 30 dias.
PORTAL
A conta de e-mail corporativo é acessada, de qualquer lugar,
através desse portal da Prodeb, onde o servidor entra com seu endereço de
e-mail e senha fornecidos. Para criar o endereço, existem algumas regras na
forma, como a eliminação de acentos; ele obedece a estrutura
prenome.ultimosobrenome@alba.ba.gov.br.
Outras normas para cadastro e criação do e-mail estão
dispostas no guia Políticas de E-mail Corporativo, na aba de Serviços do site
do Legislativo estadual. São soluções simples para casos de homônimos, agnomes,
sobrenomes compostos, ou nomes com sinais de pontuação não aceitos pela regra
de endereços, como hífen e apóstrofo. A exceção é o deputado estadual, que pode
determinar a grafia do seu e-mail.
Segundo Alexandre Guimarães, o servidor pode solicitar a
criação do seu e-mail corporativo logo após a posse. Ele recomenda que o novo
usuário se familiarize com a Política de Uso do E-mail Corporativo, que, entre
outras orientações, recomenda seu uso exclusivo para atividades pertinentes ao
Poder Legislativo. ?O servidor tem a total responsabilidade quanto ao uso de
sua conta e pela guarda de sua senha?, lembrou o gerente de TI. (Agencia Alba).
Foto: Divulgação/Agencia Alba